Идеальный переход на систему «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8»

Клиент компании «Antegra consulting» – «Банк Проектного Финансирования» в начале 2009 года осуществил переход на «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» с системы не семейства 1С. Кадровый учет в Банке велся с помощью программы Excel.

В конце 2008 года руководство Банка Проектного Финансирования приняло решение о необходимости срочной оптимизации расчета заработной платы сотрудников компании (230 человек), а также кадрового учета организации. Причиной такого решения стали жалобы со стороны сотрудников компании на очень неудобную работу в текущей устаревшей системе, в которой производился расчет заработной платы. Кадровый учет данная программа не поддерживала, поэтому все данные по учету велись в MS Word и Excel, что значительно уменьшало производительность кадрового делопроизводства. Кроме того, эта программа работала на подсистеме DOS, что значительно усложняло работу сотрудников, поскольку некоторые настройки системы не соответствовали действующему законодательству, часть проводимых операций в системе была невозможна без специальной поддержки IT-специалиста.

Банк Проектного Финансирования был создан в декабре 1991 года.

Банк начал свою работу с собственным капиталом в 10 миллионов неденоминированных рублей, но уже в 1995 году состоялось увеличение уставного капитала до 8 миллиардов неденоминированных рублей, далее было планомерное увеличение уставного капитала в 1998, 2000, 2001, 2002 и 2004 году до отметки 699 млн. рублей, что позволило войти в банковские рейтинги крупнейших экспертных агентств. В 2000 году банк получил лицензию ФКЦБ на право проведения брокерских, дилерских и депозитарных операций. Был создан Отдел межбанковских операций, из которого сейчас выросло целое Управление, успешно работающее на фондовом и денежных рынках.

В течение последних 4 лет Банк проводит программу внешних заимствований. Так, в 2004 году был увеличен объем выпускаемых векселей, а в начале 2006 года увидели свет собственные облигации Банка в объеме 500 млн. рублей. Все это подтверждает надежность и стабильность положения Банка. 16 июня 2006 года Банк Проектного Финансирования получил Лицензию ЦБ РФ на привлечение во вклады и размещение драгоценных металлов.

Сейчас Банк занимается расширением перечня предоставляемых клиентам услуг и продуктов, совершенствует систему обслуживания и продолжает свое динамичное развитие. В Москве на сегодняшний день работает 8 офисов компании.

По согласованию с руководством «Банка Проектного Финансирования» в качестве методологии проекта была выбрана Технология Быстрого Результата. Эта методология позволяет в короткие сроки запустить работающую систему в эксплуатацию. Поскольку у заказчика было отведено 3 месяца на реализацию этого проекта, то выбор методологии показался наиболее оптимальным.

На практике переход на систему всегда начинается с проведения обследования учета Заказчика. Во время общения с предполагаемыми пользователями системы выясняются основные проблемы и задачи, которые необходимо решить во время реализации проекта.

Далее на основании полученной информации производится оценка работ и необходимого программного обеспечения для автоматизации того или иного учета. После согласования состава работ уточняется и согласовывается план-график выполнения проекта. Самый оптимальный вариант плана-графика работ, когда проект по переходу на систему «1С:Зарплата и Управление персоналом 8» начинается с реализации переноса данных. Методология переноса данных зависит уже от системы, в которой ведется учет у Заказчика. Это может быть не одна система, а несколько разных программ. После этого проводится обучение пользователей работе в новой системе.

Обычно обучение пользователей системы производится в несколько этапов. Очень удобно проводить обучение на тестовой базе с реальными (уже перенесенными) данными Заказчика. Первым этапом можно проводить групповые обучения (оптимальные группы – по 2-4 человека). Группы составляются таким образом, чтобы пользователи были на одном уровне владения компьютерными навыками, и все пользователи должны выполнять одинаковые функции по ведению учета в системе (таким образом, расчетчики и кадровики должны обучатся в разных группах). По окончанию обучения возможно проведение контрольных занятий как подведение итогов по выполнению данного этапа проекта. Далее (как правило, уже во время промышленной эксплуатации системы) проводятся разовые обучения или консультации пользователей для закрепления полученных знаний на практике.

Обязательным условием успешного завершения проекта является проведение в режиме двойного учета от одного до трех расчетных периодов, когда расчет заработной платы производится в обеих системах одновременно – старой и новой. В этот период одна из систем является эталоном (сначала это старая система, как правило), а учет во второй системе ведется в контрольном режиме. Потом роли систем могут поменяться. Такой подход позволяет убедиться пользователям, что новая система отрабатывает регламентные действия корректно. Также во время двойного учета выявляются расхождения в отработке системой тех или иных действий. Причины таких расхождения выявляются и принимаются решения по их устранению (или «неустранению» в зависимости от причины). «Двойной» учет эффективен еще тем, что в это время проводится аудит базы: проверяются настройки видов расчетов по налогообложению, сверяются расчеты по заработной плате и налогам, выверяются плановые надбавки сотрудникам и алгоритмы расчетов.

Зачастую во время перехода требуется настройка системы под особенности учета Заказчика. Требования по настройке выявляются как во время проведения обследования, так и во время внедрения новой системы. Необходимо всегда иметь в виду, что во время хода проекта потребуется выполнение работ, которые не были запланированы перед началом проекта. Как правило, Заказчик предупреждается о возможности появления таких дополнительных работ (и о появлении дополнительных затрат) или на эти работы при оценке проекта закладываются дополнительное время и стоимость в виде рисков. Очень эффективно настройку систему проводить поэтапно. Сначала (до запуска проекта в промышленную эксплуатацию) реализуются те настройки, без которых учет в системе невозможен (это могут быть какие-то сложные алгоритмы расчета или параметры системы). Следующими этапами проводятся остальные настройки (их еще называют «косметическими») – это может быть настройка печатных форм или настройка дополнительных отчетов.

Данная методология позволяет в короткие сроки осуществить переход на новую систему практически независимо от количества работающих сотрудников в компании. Через 1-2 месяца Заказчик получает полностью работающую систему, и в течение последующих 2-3 месяцев производятся «косметические» работы по отладке системы и проект полностью переводится в режим «текущего сопровождения», когда проводятся плановые консультации и обновления системы.

После проведения обследования специалистами-внедренцами в компании Заказчика были выделены основные задачи перехода:

Во время обследования учета в «Банке Проектного Финансирования» были выявлены основные потребности по автоматизации расчета заработной платы и ведения кадрового учета и была проведена оценка работ по проекту, включая работы по переносу данных на основе предоставленных файлов с данными. После этого был создан и утвержден с Заказчиком план-график, согласно которому в течение 1 месяца должен быть осуществлен перенос данных.

До начала проекта весь кадровый учет в Банке велся в программе Excel, там же были данные и о структуре организации. В старой системе Заказчика, с которой работал бухгалтер, никакой структуры организации не было, поэтому должности сотрудников не соответствовали структуре компании, т.е. не соответствовали действительности. Поэтому в рамках проекта был осуществлен перенос данных из файлов формата DBF в новую систему:

После успешного переноса этих данных начался перенос данных из программы Excel. До начала проекта в программе Excel велось штатное расписание, также хранились данные о должностях физических лиц и названиях подразделений.

Сначала были перенесены личные кадровые данные и список сотрудников, включая фамилию, имя, отчество, табельный номер сотрудника, дату приема на работу, ИНН, Номер ПФР, адрес проживания.

Поскольку Заказчику необходимо проводить расчет индексации по среднему заработку сотрудников, специалисты-внедренцы осуществили перенос истории по изменениям окладов сотрудников за последний год. Также был перенесен список видов расчетов, которые используются в компании, были перенесены данные по начислениям заработной платы по каждому сотруднику за последний год: сумма, количество отработанных дней и часов.

Далее, согласно плану-графику по переносу данных, который был утвержден Заказчиком, в новую систему были перенесены данные из файлов Excel, в которых велся весь кадровый учет, и была перенесена актуальная структура организации. В старой программе заказчика структуры компании не было вообще.

Также была перенесена актуальная штатная расстановка и по каждому сотруднику были актуализированы данные о подразделении и должности.

Поскольку обязательным условием успешного завершения проекта является проведение в режиме двойного учета от одного до трех расчетных периодов, когда расчет заработной платы производится в обеих системах одновременно – старой и новой, то в течение первых двух недель в системе «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» производили контрольный расчет заработной платы за первую половину месяца и полученные данные сверялись со старой системой. В течение второй половины месяца проходило обучение сотрудников работе в новой системе с реальными данными, при этом в течение двух недель расчет заработной платы проводился в контрольном режиме (сравнивались данные в старой системе заказчика и в «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8»). Также одновременно в двух базах была проведена сверка налогов.

После успешного тестирования работы новой системы «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8», было принято решение о завершении работы в старой системе заказчика. Кадровый учет сразу велся в рабочем режиме в системе «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8». Таким образом, переход на новую систему был осуществлен за 1 месяц.

Одной из задач, которую поставил Заказчик перед специалистами-внедренцами, являлась настройка системы под особенности учета в «Банке Проектного Финансирования».

Поэтому течение следующих двух месяцев по запросу заказчика в системе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8 произвели следующие доработки:

Главным результатом перехода на систему «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8», по мнению самого Заказчика, стала эффективная совместная работа Бухгалтерского Департамента и Департамента Управления Персоналом в единой полноценной системе.