Автоматизация HRM от Антегра
Работайте с людьми. Люди делают бизнес!
Работайте с людьми. Люди делают бизнес!
Обучение в «1С:Зарплата и Управление Персоналом КОРП»
Глава из книги «Управление человеческими ресурсами»
Деление обучения на внешнее и внутреннее
Обучение персонала в компании можно разделить на два больших блока: внутреннее и внешнее.
К внутреннему обучению можно отнести электронные курсы, тренинги, наставничество. Это любое обучение, организованное внутри компании.
К внешнему обучению относят любое обучение, организованное за пределами рабочих мест сотрудников. Это может быть профессиональная переподготовка, тренинги или получение допусков по охране труда – при условии, что обучение организовано не на территории компании-работодателя.
Но независимо от вида используемого обучения для HR всегда необходимо:
- Планирование обучения;
- Организация;
- Контроль обучения;
- Аналитика.
«1С:ЗУП КОРП» позволяет управлять данными по обучению: планировать, организовывать группы обучения, контролировать результаты.
Рис. 1. Список мероприятий по обучению
Возможность публикации обучения в «1С:ЗУП КОРП» оказывает большую помощь в организации обучения, т. к. HR не надо обзванивать сотрудников в поиске желающих пройти обучение, не надо писать электронные письма и отслеживать ответы по ним. Можно опубликовать мероприятие по обучению и в программе увидеть откликнувшихся сотрудников. Для сотрудников это тоже очень удобно, особенно если компания большая.
Информацию об опубликованном курсе видят не только руководители, но и сотрудники компании, они могут самостоятельно подать заявку на участие в обучении.
Рис. 2. Создание публикации
Рис. 3. Настройки публикации
Рис. 4. Отклики на публикацию
Сбор откликов желающих пройти обучение
Бывает так, что сотрудникам предлагается самостоятельно решить, хотят ли они изучать какую-то тему. И они могут сами записываться на обучение. Бывает, что работникам предлагается выбрать время обучения. Формируются группы по одной теме, но в разное время. В этом случае очень полезной функцией «1С:ЗУП КОРП» является Самообслуживание.
Рис. 5. Рабочее место «Мое обучение»
Сотрудник может самостоятельно отследить мероприятия по обучению, которые ему предлагают.
Сотрудник может открыть публикацию, прочитать, когда и чему ему предлагают обучиться. Сотрудник указывает свое решение: Пойду, Возможно пойду, Не пойду, Не знаю. Решение можно менять. Например, сегодня сотрудник отметил, что, возможно, пойдет, а завтра уже определился и отметил, что точно пойдет.
Менеджеры по обучению могут наблюдать за откликами. Менеджер может посмотреть, кто конкретно откликнулся и хочет пойти на обучение. Для менеджера, который организует такое обучение, эта функция позволяет экономить время, т. к. не надо обзванивать, писать письма, отслеживать изменения ответов.
Сотрудник может открыть публикацию, прочитать, когда и чему ему предлагают обучиться. Сотрудник указывает свое решение: Пойду, Возможно пойду, Не пойду, Не знаю. Решение можно менять. Например, сегодня сотрудник отметил, что, возможно, пойдет, а завтра уже определился и отметил, что точно пойдет.
Менеджеры по обучению могут наблюдать за откликами. Менеджер может посмотреть, кто конкретно откликнулся и хочет пойти на обучение. Для менеджера, который организует такое обучение, эта функция позволяет экономить время, т. к. не надо обзванивать, писать письма, отслеживать изменения ответов.
Рис. 6. Просмотр списка откликнувшихся сотрудников
Менеджеры по обучению регистрируют факт обучения сотрудников.
Рис. 7. По итогам обучения сотрудники получили сертификаты
Каждый сотрудник по итогам обучения приобретает квалификацию, сертификат, свидетельство и т. п. В документе Обучение сотрудников для каждого сотрудника регистрируется документ, подтверждающий изучение курса и результат обучения.
В документе регистрируются фактические расходы на проведение обучения. Обучение было предложено 6 участникам. Стоимость обучения одного участника – 5 000 рублей. 500 рублей потрачено на печать методичек. Итого стоимость обучения составила 30 500 рублей.
В документе регистрируются фактические расходы на проведение обучения. Обучение было предложено 6 участникам. Стоимость обучения одного участника – 5 000 рублей. 500 рублей потрачено на печать методичек. Итого стоимость обучения составила 30 500 рублей.
Рис. 8. Расходы на обучение
В «1С:ЗУП КОРП» автоматизировано ведение ученических договоров.
Работодатель на вкладке Ученический договор фиксирует стоимость обучения и срок, который сотрудник должен отработать в компании.
Работодатель на вкладке Ученический договор фиксирует стоимость обучения и срок, который сотрудник должен отработать в компании.
Рис. 9. Условия ученического договора
При ведении ученических договоров у HR может возникнуть сложность с ведением документооборота и с расчетом суммы удержания.
В «1С:ЗУП КОРП» автоматизирован расчет удержания при увольнении по ученическому договору.
Если сотрудник увольняется раньше срока, то с него удерживается сумма, указанная в ученическом договоре, пропорционально неотработанному времени. Поэтому очень удобно, что в 1С:ЗУП КОРП ученические договоры хранятся в системе, и расчет при увольнении сотрудника, с которым был заключен ученический договор (и на момент увольнения не истек срок отработки по нему), будет автоматическим, согласно настроенной шкале. Более того, сумма удержания по ученическому договору автоматически отразится в расчетном листе сотрудника.
В «1С:ЗУП КОРП» автоматизирован расчет удержания при увольнении по ученическому договору.
Если сотрудник увольняется раньше срока, то с него удерживается сумма, указанная в ученическом договоре, пропорционально неотработанному времени. Поэтому очень удобно, что в 1С:ЗУП КОРП ученические договоры хранятся в системе, и расчет при увольнении сотрудника, с которым был заключен ученический договор (и на момент увольнения не истек срок отработки по нему), будет автоматическим, согласно настроенной шкале. Более того, сумма удержания по ученическому договору автоматически отразится в расчетном листе сотрудника.
Рис. 10. Шкала для расчета суммы удержания по ученическому договору
«1С:ЗУП КОРП» предоставляет аналитические отчеты по плану и факту обучения сотрудников.
Исполнение плана обучения отражает, сколько было утверждено в плане обучения затрат, учебных часов и какое число сотрудников, сколько было запланировано обучить сотрудников, какой продолжительности и стоимости согласовано обучение (оперативное планирование). Также отчет показывает число фактически обученных сотрудников, продолжительность их обучения в часах и фактические затраты на их обучение.
Исполнение плана обучения отражает, сколько было утверждено в плане обучения затрат, учебных часов и какое число сотрудников, сколько было запланировано обучить сотрудников, какой продолжительности и стоимости согласовано обучение (оперативное планирование). Также отчет показывает число фактически обученных сотрудников, продолжительность их обучения в часах и фактические затраты на их обучение.
Рис. 11. Результаты проведения мероприятий обучения и развития
Если сравнивать электронное обучение с традиционным подходом (очным обучением), можно выделить 6 основных отличий.
- Время проведения.С помощью электронного обучения сотрудник может пройти курс тогда, когда ему это удобно: в часы наименьшей загрузки или после рабочего дня. Для обучения нужно просто надеть наушники и включить электронный курс.
- Преподаватель.При очном обучении необходимо найти преподавателя и оплатить его услуги. При использовании электронного обучения нам достаточно один раз составить электронный курс. В электронный курс могут входить видео, аудио, графики, таблицы, тесты. В итоге сотрудник проходит многочасовое обучение, никого не «напрягая» из преподавателей.
- Контроль знаний.При использовании электронного обучения программа автоматически предложит сотруднику пройти тест после изучения материала (или всего курса, или после прохождения отдельного этапа курса). В программе фиксируется, насколько успешно пройден тест (программа ставит оценку), сколько времени потрачено на прохождение теста, с какой попытки тест был сдан. Результаты тестирования HR сразу же видит в программе. Также HR увидит, кто из сотрудников прошел обучение, кто еще не начал, кто открыл курс, но не прошел тестирование.
- Анализ результатов.При использовании электронного обучения данные автоматически собираются и хранятся в программе, а для анализа результатов можно построить отчеты в любом удобном разрезе.
- Использование результатов. При использовании электронного обучения в «1С:ЗУП КОРП» актуальные результаты обучения по актуальным (работающим) сотрудникам доступны всегда, и в любой момент можно сделать необходимую аналитику. Это возможно благодаря тому, что в «1С:ЗУП КОРП» есть не только блок «Электронное обучение», но и блок «Кадровый учет», и программа содержит не только данные по обучению, но и данные по принятым, уволенным, переведенным сотрудникам. Аналитические отчеты можно построить по подразделениям, должностям, проанализировать только работающих или только уволенных сотрудников. Аналитика может строиться не только по электронному обучению, но и по обучению в целом (внутреннему, внешнему, электронному).
- Стоимость. Стоимость обучения при традиционном подходе равна стоимости рабочего времени обучающихся сотрудников плюс стоимость услуг преподавателя – каждый раз, когда нам нужно обучить сотрудников чему-либо. Стоимость электронного обучения значительно ниже. В нее входят лишь затраты на разработку и поддержание электронного курса плюс рабочее время сотрудников-учеников. Но это время можно планировать в часы наименьшей загрузки работника, и, конечно, для компании это выгоднее.
Плюсы электронного обучения:
- Все узнают необходимые темы, которые назначены программой по определенной должности, все обучены.
- HR уверен, что все знают – для HR доступны отчеты о прохождении обучения.
- Можно контролировать качество знаний – в программе видно, кто и с какими результатами прошел обучение
- Можно мотивировать на обучение – в программе видно, кто, чему и как обучается.
- Экономия на обучении – стоимость обработки данных и самого обучения в разы меньше, чем при традиционном подходе.
Отличие 1С:ЗУП КРОП 3 от других программ электронного обучения в том, что здесь хранятся все данные по сотрудникам:
- Планируемые мероприятия внешние и внутренние.
- Курсы электронного обучения.
- Сведения по всем сотрудникам: Чему обучался? Какие оценки получил? Сколько времени потратил на тестирование?
- Сведения по приему, увольнению, переводам.
- Все хранится в одном месте, поэтому:
- не нужно интегрировать данные о принятых/уволенных и о прошедших обучение;
- не нужно поддерживать интеграцию;
- просто построить аналитику и на ее основе принимать сотрудников.
Все хранится в одном месте, поэтому:
- не нужно интегрировать данные о принятых/уволенных и о прошедших обучение;
- не нужно поддерживать интеграцию;
- просто построить аналитику и на ее основе принимать сотрудников.
Менеджер по обучению анализирует результаты прохождения электронных курсов.
Рис. 12. Отчеты по обучению и развитию
В системе предусмотрен широкий список стандартных отчетов.
Отчеты помогают:
- выявить слабые места сотрудников;
- понять, какой материал плохо усваивается сотрудниками;
- понять, какие популярные ошибки допускаются;
- увидеть, насколько активно сотрудники изучают курсы.
Рис. 13. Оценки сотрудников по итогам прохождения электронного курса